İki ofiste aynı portföy görüşüldüğünde sorumluyu bulun.
Örnek bir ofis düzeni düşünün: Bir danışman yeni portföyün bilgisini topluyor, başka biri müşteriyle görüşüyor, ofis yöneticisi de yayın öncesi bilgileri kontrol ediyor. İkinci bir ofis açıldığında bu işlerin kimde olduğu yalnız sözlü olarak aktarılırsa müşteriye dönülecek zaman ve kullanılacak güncel fiyat belirsizleşebilir.
Başlangıçta kişi listesini büyütmek yerine her iş için bir sorumlu belirleyin. Portföy hazırlığı, müşteri talebi, geri dönüş, ofis tanıtımı ve finans kaydı ayrı işlerdir. Bir kişinin birkaç işi yapması mümkündür; kaydı açan kişiyle işi yürüten kişinin her zaman aynı olduğunu varsaymayın.
Hesabı, portföy sorumlusunu ve dış profili ayırın.
| Kayıt | Tutulacak bilgi | Ne için kullanılır? |
|---|---|---|
| Kullanıcı hesabı | Ad, kullanıcı adı, iletişim, rol ve hesap durumu | CRM’ye giriş yapacak kişiyi tanımlamak |
| Portföy danışmanı | Mevcut danışman, yeni danışman ve aktarım notu | İlgili ilanın sorumluluğunu belirtmek |
| Müşteriye açık danışman profili | Tanıtım, iletişim, bağlı ofis ve yayınlı ilanlar | Müşterinin doğru danışmana ulaşmasını sağlamak |
| Ofis kaydı | Ofis adı, adres, iletişim, sorumlu, danışmanlar ve görseller | Her ofisin kurumsal bilgisini hazırlamak |
CESBOT kullanıcı yönetiminde Personel ve Yönetici seçenekleri bulunur. Danışmanın ofis profilinde görünmesi ise müşteriye açık tanıtım ilişkisidir. Ekibinizin ihtiyaç duyduğu veri erişimini değerlendirirken bu iki kaydın görevini ayrı ele alın.
İş bölümünü dört adımda uygulayın.
Tekrarlanan işleri yazın.
Yeni portföy kabulü, ilan kontrolü, müşteri geri dönüşü ve ödeme kaydı için işi yapacak kişiyi belirleyin. Beklenen çıktıyı bir cümleyle tanımlayın.
Hesap bilgisini hazırlayın.
Kişinin adını, kullanıcı adını, iletişimini, rolünü ve aktiflik durumunu kontrol edin. Aynı kişi için yeni hesap açmadan önce mevcut hesabı inceleyin.
Portföy sorumluluğunu kontrol edin.
İlan detayındaki sorumlu danışmanı okuyun. Devir gereken işte mevcut ve yeni danışmanı, aktarım notunu ve bekleyen müşteri işini birlikte değerlendirin.
Ofis tanıtımını tamamlayın.
Her ofisin adresini, telefonunu, sorumlusunu ve danışman ilişkilerini hazırlayın. Müşteriye açık ofis ve danışman profilini kontrol edin.
Devir sırasında yalnız ilan numarasını aktarmayın.
Portföy sorumlusu değiştiğinde yeni danışmanın güncel fiyatı, mülkün özelliklerini, görüşülen müşterinin ihtiyacını ve bekleyen geri dönüş işini bilmesi gerekir. Portföy ayrıntısını ilgili kayıttan kontrol edin; görüşmenin sonucunu açıklayıcı bir nota, yapılacak işi ise zamanı belli bir hatırlatıcıya yazın.
Bu devir listesini ofisinizin çalışma kuralı olarak kullanın. Farklı kayıtlardaki bilgilerin kendiliğinden başka bir kullanıcıya taşındığını varsaymadan, yeni sorumlunun hangi kayıt üzerinden devam edeceğini belirleyin.
Şube erişimi ihtiyacını somut kayıtlarla değerlendirin.
Birden fazla ofis profili bulunması, her ofisin müşteri ve finans verisinin birbirinden ayrıldığı anlamına gelmez. Merkezin ve şubenin ne görmesi gerektiğini “şube yetkisi olsun” diye genel bırakmak yerine örnek bir iş üzerinden tarif edin: Başka ofisin portföyü görülecek mi, müşteri iletişimine kim ulaşacak, finans hareketini kim inceleyecek?
- Portföyü hazırlayan ve müşteriyle görüşen kişi belli mi?
- İlgili ilanın sorumlu danışmanı güncel mi?
- Ofis adresi ve iletişim bilgisi doğru profilde mi?
- Her kullanıcı için gereken kayıtları görme ve değiştirme ihtiyacı yazıldı mı?
- Bir sorumlu değiştiğinde bekleyen geri dönüş işi kimin takibinde kalıyor?
- Merkez raporu ve şubeye özel erişim ihtiyaçları demoda ayrı ayrı incelendi mi?