Ofisinizin bir iş gününden değerlendirme listesi çıkarın.
Sabah bir müşteriye ilan gönderiyor, gün içinde portföyün fiyatını kontrol ediyor ve akşam bir ödemenin hangi kasaya ait olduğunu arıyor olabilirsiniz. Program seçerken bu işlerin hangi bilgiyi gerektirdiğini belirleyin. Ekibinizin her gün yaptığı işi, yalnız ara sıra ihtiyaç duyduğu bir araçtan ayırın.
Her ihtiyaç için beklenen sonucu da yazın: “Portföyü numarasıyla bulacağım”, “müşterinin bütçe ve bölgesini okuyacağım” veya “giderin tutarını ve nedenini aynı satırda göreceğim.” Bu sonuçlar, demo sırasında yalnız menü başlıklarını saymak yerine kullanımın anlaşılır olup olmadığını değerlendirmenizi sağlar.
Aday programları aynı ölçütlerle inceleyin.
| İş | Görülmesi gereken bilgi | İncelenecek adım |
|---|---|---|
| Portföyü bulmak | İlan numarası, konum, fiyat ve sorumlu | Listeden arama yapıp doğru ayrıntıya geçmek |
| Müşteriyi takip etmek | İletişim, arayışın bütçesi ve bölgesi | Kişi kaydıyla talep kaydını ayırt etmek |
| Geri dönüş hazırlamak | Yapılacak iş, açıklama, öncelik ve zaman | Yeni işi hazırlayıp listede durumunu okumak |
| Ekibi düzenlemek | Kullanıcı hesabı, rol, portföy danışmanı ve ofis | Hesap bilgisiyle tanıtım ilişkisini ayrı incelemek |
| Finansı kontrol etmek | Kasa, tarih, kategori, kişi ve tutar | Bir dönemi filtreleyip hareket satırlarını okumak |
| İlanı müşteriye sunmak | Fotoğraf, fiyat, özellik ve danışman iletişimi | Yayınlı ilan sayfasını telefonda da açmak |
Demo incelemesini dört parçaya bölün.
Bir örnek iş belirleyin.
“Kiralık konut arayan kişiye uygun ilanı bulup geri dönüş hazırlamak” gibi başı ve sonu belli bir senaryo seçin.
Liste, detay ve formu ayırın.
Kaydı nerede aradığınızı, nerede okuduğunuzu ve nerede değiştirdiğinizi inceleyin. Aynı iş için gerekli menü geçişlerini not alın.
Sonucu yeniden bulun.
Demo ortamında kayıt hazırlama adımı kullanılabiliyorsa, oluşan kaydın nereden tekrar açıldığını kontrol edin. Eksik veya yanlış bilgiyi nerede düzelteceğinizi belirleyin.
Ekibinizle aynı örneği okuyun.
İşi yapacak danışman ve ofis sorumlusu aynı kaydı değerlendirsin. Anlaşılmayan alanları ve gerekli erişim kapsamını birlikte not edin.
Fiyatla birlikte kullanım koşullarını da yazın.
Alan adı, web sitesi, CRM, ilan adedi, kullanıcı hesabı, dosya yükleme, destek ve yenileme farklı kapsam başlıklarıdır. Her birinin pakette nasıl tanımlandığını öğrenin. İlan adedi sınırının olmaması, dosya boyutu veya depolama için aynı koşulun geçerli olduğunu göstermez.
Mevcut verilerinizin aktarılması gerekiyorsa dosya türünü ve taşınacak alanları ayrıca belirleyin. Eğitim, kurulum ve dışarı veri alma ihtiyaçlarınızı başlangıçta yazın. Rapor üzerindeki bir dışa aktarma düğmesinin hangi kayıtları ve alanları kapsadığını kendi işinizle değerlendirin.
Genel vaatleri kendi ihtiyacınızla somutlaştırın.
- “Ekip yönetimi” denildiğinde hangi hesap ve rol alanları gösteriliyor?
- Başka bir ofisin müşteri ve finans kaydına erişim ihtiyacı nasıl ele alınıyor?
- “Mobil kullanım” telefon tarayıcısı mı, ayrı uygulama mı?
- Portal alanı ilan bağlantısını mı saklıyor, başka bir yayın hizmeti mi sunuyor?
- Hatırlatıcı formundaki SMS alanı için servis ve kullanım koşulları açık mı?
- İncelediğiniz rapor hangi dönem, kasa ve kayıtları esas alıyor?