Bir telefon görüşmesini üç ayrı bilgiye ayırın.
Bir müşteri kiralık daire aramak için arıyor. Adını ve telefonunu yazmak kişiye yeniden ulaşmanızı sağlar. Ancak hangi bölgede, hangi bütçeyle ve hangi özelliklerde daire aradığını bilmeden uygun portföyü değerlendiremezsiniz. Görüşmenin sonunda bütçesini netleştirmesi bekleniyorsa, ne zaman tekrar aranacağını da belirlemeniz gerekir.
CRM’nin kullanımını bu örnek üzerinden okuyun: Kişi bilgisi müşteriye ulaşmayı, talep bilgisi aranan mülkü anlamayı, hatırlatıcı ise sonraki işi takip etmeyi sağlar. Görüşmenin ayrıntısını notta tutabilir; portföyün güncel fiyatını ve özelliklerini kendi kaydından inceleyebilirsiniz.
Müşteri, talep ve hatırlatıcı kaydını ayırt edin.
| Kayıt | İçerik örneği | Yeniden bakıldığında cevapladığı soru |
|---|---|---|
| Müşteri | Ad, telefon, e-posta, ilişki türü ve durum | Bu kişi kim ve ona nasıl ulaşırım? |
| Gayrimenkul talebi | Kategori, ilan türü, bölge, bütçe, alan ve öncelik | Bu kişi nasıl bir gayrimenkul arıyor? |
| Görüşme notu | Konuşulan ayrıntı ve beklenen yeni bilgi | Son görüşmede ne konuşuldu? |
| Hatırlatıcı | Yapılacak iş, açıklama, öncelik, tarih ve saat | Sıradaki iş ne ve ne zaman ele alınacak? |
Aynı müşterinin bütçesi veya bölge tercihi değişebilir. Kişinin iletişim bilgisini ve arayışın koşullarını ayrı ele almak, her yeni görüşmede bilgiyi baştan toplama ihtiyacını azaltır.
Görüşmeden sonra kayıtlara bu sırayla geçin.
Kişiyi doğru tanımlayın.
Mevcut müşteri kaydını kontrol edin. Ad, iletişim ve alıcı, satıcı, kiracı veya ev sahibi ilişkisinin güncel olduğunu belirleyin.
Aranan mülkü yazın.
Talepte kategori, satılık–kiralık türü, konum, minimum–maksimum bütçe ve alan ihtiyacını hazırlayın. Sorumlu danışman ve aciliyeti belirleyin.
Portföyü kriterlerle inceleyin.
İlan listesini bölge, fiyat ve özelliklerle daraltın. İlgili kaydın fotoğrafını, güncel bilgisini ve sorumlu danışmanını kontrol edin.
Sonraki işi açık yazın.
“Müşteriyle konuştuk” yerine beklenen bilgiyi nota yazın. “Bütçe netleştiğinde kiralık seçeneklerini görüş” gibi bir işi zamanı ve önceliğiyle hazırlayın.
Web sitesi ve CRM aynı işin farklı tarafını tamamlar.
Web sitesi müşterinin yayınlı ilanı, fotoğrafları, ofisi ve danışmanı incelemesi içindir. CRM ise bu bilgilerin hazırlandığı ve ofisin görüşme sonrasındaki takibi sürdürdüğü çalışma alanıdır. İlan sayfasındaki telefon, WhatsApp veya e-posta bağlantısından gelen görüşmeyi dinledikten sonra, gerekli talep kaydını ofis ekibi hazırlar.
Talep kriterlerine göre uygun portföyleri değerlendirin. Bir ilanın bütçe ve bölgeye uyması, müşterinin bütün önceliklerini karşıladığı anlamına gelmeyebilir. Güncel bedeli, özellikleri ve müşterinin son görüşmede belirttiği ihtiyacı birlikte okuyun.
Kullanışlı bir kaydı kısa kontrolle değerlendirin.
- Müşteriye ulaşılacak güncel telefon veya e-posta belli mi?
- Aranan mülkün bölgesi, bütçesi ve türü yazılı mı?
- Görüşmenin aciliyeti ve talebin sorumlu danışmanı belli mi?
- Değerlendirilen ilanın fiyatı ve özellikleri güncel mi?
- Son konuşmada neyin beklendiği notta açık mı?
- Sonraki iş yalnız not içinde kalmadan hatırlatıcıda hazırlanmış mı?