Geri dönen müşterinin değişen ihtiyacını ayırın.
Daha önce belirli bir mahallede kiralık daire arayan müşteri yeniden arıyor. Artık başka bir bölgeyi de düşünebiliyor ve taşınma tarihi değişmiş. Kişi aynı olduğu için yeni bir müşteri kaydı açmak yerine önce mevcut iletişimini kontrol edin. Arayışın değişen bölge, bütçe, alan veya zaman bilgilerini talep üzerinden ele alın.
Görüşmede konuşulan ayrıntıyı ve yapılacak işi de ayırın. “Yeni bölgedeki seçenekleri değerlendiriyor” görüşme notudur. “Uygun portföyleri kontrol edip müşteriyi ara” ise zamanı belirlenecek bir takip işidir. Bu ayrım, yeni konuşmada önce hangi bilgiye dönüleceğini açık tutar.
İlk görüşmede dört bilgi grubunu tamamlayın.
| Bilgi grubu | Kaydedilecek içerik | Görüşmede netleştirilecek nokta |
|---|---|---|
| Kişi ve iletişim | Ad, telefon, e-posta, ilişki türü ve durum | Geri dönüş için hangi iletişim bilgisi güncel? |
| Aranan gayrimenkul | Kategori, ilan türü, bölge, bütçe ve alan | Hangi özellikler zorunlu, hangileri esnek? |
| Talebin takibi | Sorumlu danışman, aciliyet, son tarih ve not | Kim ilgileniyor ve ne zamana kadar dönüş bekleniyor? |
| Sonraki iş | Açık başlık, açıklama, öncelik, tarih ve saat | Görüşmeden sonra ilk yapılacak iş ne? |
Görüşmeyi dört adımla takip işine dönüştürün.
Mevcut kişiyi kontrol edin.
İsim veya iletişim bilgisinden kaydı bulun. Aynı kişi için tekrar kayıt açmadan önce telefonunu, ilişki türünü ve durumunu inceleyin.
Son kriterleri talebe yazın.
Bütçe, konum ve alan aralığını güncel konuşmayla karşılaştırın. Sorumlu danışman, aciliyet ve son tarih bilgisini kontrol edin.
Görüşmenin sonucunu kaydedin.
Hangi seçeneklerin konuşulduğunu, neden beklemeye alındığını ve müşteriden hangi bilginin beklendiğini açıklayıcı bir nota yazın.
Geri dönüşü planlayın.
İşi başlık, açıklama, öncelik ve zamanla hatırlatıcıda hazırlayın. Yeni konuşmada önce mevcut talebi ve ilgili portföy bilgisini açın.
Portföy önerisini son görüşmeyle karşılaştırın.
Uygun görünen ilanı göndermeden önce fiyat, konum, fiziksel özellik ve sorumlu danışman bilgisini güncel kayıttan okuyun. Müşteri için zorunlu olan bir özellik eksikse, yalnız bütçeye uyduğu için aynı seçenekleri tekrar sunmayın. Yeni kriterleri talepte açık tutun.
Müşteri ilanı web sitenizden inceliyorsa, kendisine yayınlı sayfanın bağlantısını sunun. Telefon, WhatsApp veya e-posta görüşmesinden öğrendiğiniz yeni ihtiyacı ofis içinde ayrıca kaydedin. Webde bir iletişim bağlantısının açılması, müşterinin arayışının CRM’ye kendiliğinden yazıldığı anlamına gelmez.
Takip listesini görüşme öncesinde gözden geçirin.
- Müşterinin iletişim bilgisi son konuşmada doğrulandı mı?
- Talepteki bütçe ve bölge güncel beklentiyi karşılıyor mu?
- Esnek ve zorunlu özellikler açıklamada anlaşılabiliyor mu?
- İlgili işin sorumlu danışmanı belli mi?
- Son görüşmenin sonucu ve beklenen yeni bilgi yazılı mı?
- Geri dönüş işi listede aktif mi, tamamlandı mı?
- Yapılan görüşmenin ardından yeni bir iş gerekiyorsa ayrıca hazırlandı mı?