En çok yeniden bilgi topladığınız işi seçin.
Fiyatın mesajlarda, fotoğrafların farklı telefonlarda ve müşteri isteğinin bir defterde tutulduğu bir ofiste, ilanı yeniden hazırlamak birkaç kişiye aynı soruları sormayı gerektirir. İlk denemeniz bu iş olsun: Güncel bir portföyü, onu soran bir müşteriyi ve bekleyen bir aramayı seçin.
Amacınızı somut yazın: “Başka bir ekip üyesi, ilanı numarasıyla bulabilsin; müşterinin ne aradığını okuyabilsin ve yapılacak işi anlayabilsin.” Bu hedef, bütün eski dosyaları aynı anda taşıma baskısı oluşturmadan yeni düzenin işe yarayıp yaramadığını görmenizi sağlar.
Her bilgi için kullanılacak alanı belirleyin.
| Bilgi | Hazırlanacak içerik | Kontrol edilecek sonuç |
|---|---|---|
| Portföy | Başlık, tür, fiyat, konum, özellikler, fotoğraflar | İlan numarasıyla aynı taşınmaz bulunuyor mu? |
| Müşteri | Ad, iletişim, ilişki türü ve durum | Doğru kişiye ve güncel iletişime ulaşılabiliyor mu? |
| Gayrimenkul talebi | Bölge, bütçe, kategori, alan ve öncelik | Aranan mülk bir başkası tarafından anlaşılabiliyor mu? |
| Hatırlatıcı | Yapılacak iş, açıklama, öncelik ve zaman | Sıradaki adım açık mı? |
Küçük denemeyi dört adımda yürütün.
Bilgiyi hazırlayın.
Seçtiğiniz portföyün güncel fiyatını, konumunu ve fotoğraflarını bir araya getirin. Müşterinin son görüşmede belirttiği ihtiyacı kontrol edin.
Kayıtları kendi alanına girin.
Portföy bilgisini ilana, kişi bilgisini müşteriye, arama kriterlerini talebe yazın. Sonraki işi zamanıyla hatırlatıcıda hazırlayın.
Başka bir ekip üyesiyle okuyun.
Kaydı hazırlayan kişi açıklama yapmadan, ikinci bir kişi ilgili ilanı ve müşteri ihtiyacını bulsun. Anlaşılmayan başlıkları ve eksik alanları birlikte düzeltin.
Yeni düzeni tekrar uygulayın.
Aynı başlık ve kontrol sırasını sonraki portföyde kullanın. Ekibin ihtiyaç duymadığı tekrarları azaltıp işe yarayan alanları çalışma kuralına dönüştürün.
Kısa bir ofis kayıt standardı yazın.
Standardı uzun bir prosedür yerine örnek bir kayıt üzerinden anlatın. Başlıkta taşınmazı ayırt eden bilgi, fiyat alanında güncel bedel ve para birimi, konumda seçilmiş il–ilçe–mahalle, fotoğraflarda anlaşılır bir sıra kullanın. Kişi ve taşınmaz adlarını her kayıtta farklı biçimde yazmak aramayı zorlaştırır.
Müşteri durumları için de ortak anlam belirleyin. CESBOT’taki durum tanımlarında ad, renk ve açıklama bulunur. Ofisinizde “Aktif” etiketinin hangi müşteri için kullanılacağını açıklamaya yazın; takip zamanı gereken işi ayrıca hatırlatıcıda hazırlayın.
Eski kayıtları kullanım sırasına göre ele alın.
Önce halen çalıştığınız portföy ve devam eden müşteri ihtiyaçlarını hazırlayın. Aynı kişi veya taşınmaz için birden fazla eski kayıt varsa doğru güncel bilgiyi belirleyin. Tarihi belli olmayan fiyatı güncelmiş gibi aktarmayın; eksik bilgiyi ilgili kişiden teyit edin.
Toplu aktarım ihtiyacınız varsa hangi dosyanın hangi alana taşınacağını ayrıca planlayın. Veri aktarımı yöntemi ve hizmet kapsamını öğrenmeden otomatik taşıma yapılacağını varsaymayın. Ofisinizin saklama düzenine göre eski dosyanın gerekli kopyasını koruyup yeni kayıttaki alanlarla karşılaştırın.
Denemeyi kayıt adediyle değil kullanılabilirlikle değerlendirin.
- Portföy, numara veya konum aramasıyla bulunabiliyor mu?
- Fiyat, açıklama ve fotoğraflar aynı taşınmaza ait mi?
- Müşterinin güncel bütçesi ve aradığı bölge açık mı?
- Son görüşmede hangi bilginin beklendiği anlaşılabiliyor mu?
- Geri dönüş işinin başlığı ve zamanı belli mi?
- Başka bir ekip üyesi kaydı hazırlayan kişiyi aramadan devam edebiliyor mu?